Front Office Supervisor

On-Site | contract

Tinjauan

Deskripsi

Front Office Supervisor bertanggung jawab untuk mengawasi dan memastikan seluruh kegiatan operasional Front Office berjalan secara efektif, profesional, dan sesuai dengan standar pelayanan hotel. Posisi ini juga bertanggung jawab dalam memberikan pelayanan terbaik kepada tamu, mengawasi kinerja Front Office Agent, serta memastikan kebutuhan dan keluhan tamu ditangani dengan cepat dan tepat.

Tanggung Jawab

1. Supervisi Operasional Front Office

  • Mengawasi kegiatan operasional Front Office pada setiap shift.
  • Memastikan proses check-in dan check-out berjalan lancar dan sesuai dengan standar hotel.
  • Memastikan seluruh informasi mengenai kamar, reservasi, fasilitas, promo, dan pelayanan hotel tersampaikan dengan benar kepada tamu.
  • Memastikan Front Office counter, lobby, dan area kerja selalu dalam kondisi rapi dan siap melayani tamu.
  • Memastikan seluruh prosedur Front Office dijalankan sesuai SOP hotel.
  • Melakukan briefing dan pembagian tugas kepada Front Office Agent pada setiap shift.
  • Memastikan serah terima pekerjaan antar-shift berjalan dengan baik.

2. Guest Service & Handling Complaint

  • Memberikan pelayanan yang ramah, profesional, dan responsif kepada seluruh tamu.
  • Menangani keluhan dan permintaan tamu secara cepat dan tepat.
  • Menjadi escalation point apabila permasalahan tamu tidak dapat diselesaikan oleh Front Office Agent.
  • Melakukan follow-up terhadap keluhan tamu sampai masalah terselesaikan.
  • Menjaga hubungan baik dengan tamu dan berupaya meningkatkan guest satisfaction.
  • Menangani VIP guest, repeat guest, group, dan special request sesuai standar hotel.

3. Supervisi Tim

  • Mengawasi, mengarahkan, dan mengevaluasi kinerja Front Office Agent.
  • Memberikan coaching dan briefing kepada staff mengenai pelayanan dan prosedur kerja.
  • Memastikan staff bekerja sesuai grooming standard, attitude, dan service standard hotel.
  • Mengidentifikasi kebutuhan training bagi staff Front Office.
  • Memberikan feedback kepada staff mengenai kinerja dan pelayanan.
  • Membantu Front Office Manager dalam menjaga disiplin dan produktivitas tim.

4. Reservasi dan Room Management

  • Memantau status kamar dan memastikan informasi room availability selalu akurat.
  • Berkoordinasi dengan Reservation dan Housekeeping mengenai room status.
  • Memastikan room assignment dilakukan dengan tepat sesuai reservasi dan kebutuhan tamu.
  • Memantau overbooking, room discrepancy, early check-in, late check-out, upgrade, dan special request.
  • Membantu menangani perubahan atau pembatalan reservasi sesuai kebijakan hotel.

5. Administrasi dan Cash Handling

  • Memastikan seluruh transaksi Front Office dicatat dan diproses dengan benar.
  • Mengawasi pembayaran tamu melalui cash, kartu, transfer, atau metode pembayaran lainnya.
  • Memastikan cash float dan transaksi pada akhir shift sesuai dengan laporan.
  • Memeriksa kelengkapan dokumen check-in, check-out, dan transaksi Front Office.
  • Memastikan laporan shift dan handover dibuat secara lengkap dan akurat.
  • Melaporkan setiap discrepancy atau irregularity kepada Front Office Manager.

6. Koordinasi Antar-Departemen

  • Berkoordinasi dengan Housekeeping mengenai room status dan kesiapan kamar.
  • Berkoordinasi dengan Engineering terkait kerusakan atau masalah fasilitas kamar.
  • Berkoordinasi dengan Food & Beverage terkait kebutuhan dan permintaan tamu.
  • Berkoordinasi dengan Security terkait keamanan dan kondisi yang membutuhkan perhatian khusus.
  • Berkoordinasi dengan Sales & Marketing, Reservation, dan departemen terkait mengenai group, event, VIP guest, dan special arrangement.

7. Quality & Service Standard

  • Memastikan standar pelayanan Front Office diterapkan secara konsisten.
  • Melakukan monitoring terhadap guest experience.
  • Mengidentifikasi permasalahan operasional dan memberikan solusi atau rekomendasi kepada Front Office Manager.
  • Membantu meningkatkan efisiensi operasional Front Office.
  • Memastikan standar grooming, komunikasi, hospitality, dan etika kerja diterapkan oleh seluruh staff.

Persyaratan

  • Memiliki pengalaman minimal 2–3 tahun di Front Office hotel, dengan pengalaman sebagai senior/leader menjadi nilai tambah.
  • Memahami operasional Front Office dan hotel secara keseluruhan.
  • Memiliki kemampuan komunikasi dan interpersonal yang baik.
  • Mampu menangani complaint dan menyelesaikan masalah dengan baik.
  • Memiliki kemampuan leadership dan team management.
  • Mampu bekerja dalam sistem shift, termasuk weekend dan public holiday.
  • Mampu menggunakan komputer dan sistem hotel/PMS.
  • Memiliki kemampuan Bahasa Indonesia yang baik dan Bahasa Inggris minimal conversational.
  • Berpenampilan rapi, profesional, ramah, dan memiliki service attitude yang baik.
Lamar Pekerjaan Ini